Đây là một kỹ năng không thể thiếu trong tiếng anh,nó rất quan trong khi bạn bạn làm việc với người nước ngoài.
Bản chất của việc viết email cũng là viết thư. Viết thư có 2 loại văn phong: Trang trọng và Thân mật. Trong giao tiếp thương mại, các bạn nên dùng văn phong trang trọng. Hình thức trình bày thư cũng có nhiều cách phụ thuộc vào mục đích công việc. Ví dụ: Thư chúc mừng, Thư cảm ơn, Thư phàn nàn, Thư chào hàng… Mỗi loại thư có mẫu câu riêng. Tuy nhiên, điểm chung cho các loại thư này là từ đầu đến cuối tuyệt đối không viết tắt, trình bày ngắn gọn trực tiếp vào vấn đề và thể hiện sự tôn trọng người đọc.

1. Khi bạn viết phần lời chào của thư, bạn cần phải dùng từ Dear Sir/Madam/Mr. A/Ms. B/Sir or Madam. Có một số trường hợp bạn sẽ phải viết Dr. X hay Prof. D...

 2. Mở đầu thư, bạn nên viết lời cảm ơn và tham chiếu cho bức thư mình đang viết. Ví dụ: “Thank you very much for your call this morning”, hay “With reference to your advertisement on ....

 3. Trong nội dung thư, bạn không nên viết tắt. Ví dụ: bạn nên viết “I do not”, không nên viết “I don’t”.

 4. Viết lý do bạn viết bức thư này. Ví dụ: I am writing to you to confirm our order...". Hay viết lời đề nghị mà bạn mong muốn. Ví dụ: "I would be grateful if you could include a brochure...”. Còn rất nhiều lý do khác nữa để mở đầu một bức thư, bạn có thể tìm hiểu thêm ở một số sách hoặc tham gia khoá học tại MEC Vietnam để biết thêm các cách viết thư chuẩn đa dạng khác nhau.

 5. Văn phong trịnh trọng (formal style) hay dùng câu “I would like..., I would be...” thay cho từ “I want..., I will be...

 6. Cuối thư bạn nên viết thêm thông tin nếu cần liên hệ thêm. Ví dụ: “Should you need further information, please feel free to contact...”, “I look forward to meeting you at...”, Thank you for your prompt help...”

 7. Kết thúc bức thư bạn nên sử dụng những lời chào như: “Yours sincerely”, “Your faithfully”

 8. Cuối cùng, bạn sẽ viết tên của bạn, chức danh, liên hệ...

 9. Một điều không thể quên đó là bạn cần phải lưu lại bức thư mà mình đã gửi đi để tham khảo lại sau này.


Trước hết, phải tuân thủ nguyên tắc trình bày thư đã quen thuộc với hầu hết người nước ngoài, đó là thứ tự và căn chỉnh các đoạn. Để tránh rườm rà, hãy thực hiện căn trái toàn bộ nội dung, dùng font chữ chân phương, chẳng hạn Times New Roman (13 points). Bên trên cùng, ghi địa chỉ liên lạc và số điện thoại của bạn, sau đó đến ngày viết thư, rồi tên người nhận.

Nội dung thư được trình bày trong diện tích còn lại của trang A4, nên ngắn gọn, rõ ràng.

Văn phong tiếng Anh có đặc thù là đi vào mục đích chính ngay khi mở đầu nội dung. Vì vậy, bạn nên “đặt tên” thư bằng một dòng in nghiêng, mở đầu bởi từ dẫn Reference, ví dụ: Re: Salesman post (Dự tuyển vị trí nhân viên bán hàng). Chú ý, câu này sẽ được sắp xếp ngay sau địa chỉ người nhận và trước khi bắt đầu trình bày thư.

Tổ chức nội dung thư có nhiều cách khác nhau và còn tuỳ thuộc vào các yếu tố: kiến thức cá nhân của người viết, yêu cầu của nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, để tránh lan man, chỉ nên gói gọn lại trong 3 đoạn, lần lượt nói về nguyên nhân đăng ký thi tuyển, những hiểu biết về chuyên môn của bạn và một số điểm mạnh cá nhân (thông minh, nhanh nhẹn, sẵn sàng công tác xa...).

Kết thúc thư, hãy khẳng định với nhà tuyển dụng rằng bạn mong muốn được gặp trực tiếp họ trong một buổi intervew (I am looking forward to an intervew at your office).

EX:

Nguyen Van Nam

 6 Lang Trung, Dong Da, Ha Noi
Tel: 090-260448
May 10, 2001

 ABCD Enterprise
Attn: Human Resources Manager
Re: Salesman post

 Dear Sir,

 In reply to your advertisement in the Newspaper, I am pleased to enclose my C.V to apply for the Salesman position of your office in HCMC.
From my C.V, you will see that, I graduated from Foreign Trade University with a good bachelor degree. I have a good command of Vietnam economic and social situation, and I am confident in doing business.
At present, I am working for....
In addition, I am active and enthusiastic. I am willing to learn and do what takes to get a job done well even under pressure or on far mission.

 I am looking forward to an interview at your office.
Yours faithfully,

 Nguyen Van Nam

 E-MAIL

 Many people enjoy sending an receiving e-mail, especially if they share a common interest. Writing e-mails to a friend in English allows you as much time as you need to write the message and look up any words or grammar that you don't know. If you are paying for each minute that you are connected to the internet, you may want to write e-mails while you are not connected and then connect just to type the message and send it.

E-mails are usually written in a less formal style than letters. It is common to start an e-mail with the name of the person you are writing to, without starting with the word "Dear". The following are examples of some appropriate ways to start and end an e-mail:

(1) Writing to your partner
Start: Use the person's first name or nickname
Ending: "Take care", or "Love", or "Thinking of you"
Signature: Your first name, or nickname

(2) Writing to a friend
Start: Use the person's first name
Ending: "Best wishes", or "Yours", or "Take care"
Signature: Your first name

(3) Writing to someone in your own company
Start: Use the person's first name (in a few companies you might need to be more formal, but this is rare in the UK)
Ending: "Regards", or "Best wishes"
Signature: Your first name and last name, and below this your job title and department, and phone number (or extension)

(4) Writing to someone in another organisation or someone in a formal position of responsibility
Start: Use the person's title (eg: Mr, Mrs, Ms, Dr) and surname (eg: Smith), or just "Sir/Madam" if you don't know the name
Ending: "Regards"
Signature: Your first name and last name (you might add your title after this in brackets if you want to make it clear if you are a man or woman). Below this your job title (if appropriate) and contact details (you may want to include your telephone number or address)

Lưu ý:

Đối với những lá thư gửi đến người cùng trang lứa ví dụ như bạn thân, bạn không cần phải quá khách sáo, có thể lược bỏ Dear. Có thể dùng những từ sau đây, đặc biệt cho e-mail thăm hỏi hơn là thư tín.

Hello, Chào,

 Hello John, Chào John,

 Hi! /Hi, (Chào! /Chào,)

 Hi John! Chào John!

 John, John,

 Những lỗi thường gặp khi viết lời chào đầu thư:

 Dear Sir, Thưa ông,
Lời chào này tạo ấn tượng rằng người nhận thư là đàn ông, nghe có vẻ phân biệt nam nữ. Vì vậy, thay vào đó bạn nên dùng Dear Sir or Madam, hoặc To whom it may concern,.

 Dear Ms. Mary White, Hay Dear Mary White, (Mary White thân mến,)
Ta chỉ cần viết Dear Ms. White, hoặc Dear Mary, chứ không cần viết đầy đủ cả họ và tên.

 2. Lời chào cuồi thư (Complimentary closings)

 Một số lời chào cuối thư thường được viết như sau :

 Yours truly, /Yours sincerely, /Yours, /Sincerely, /Very truly yours, (Kính thư,)

 Best wishes, (Chúc mọi sự tốt lành,)

 Love, (Thân mến,)

 See you! /See ya! (Hẹn gặp lại!)

 All for now, (Bây giờ xin dừng bút,)

 Write soon! (Hãy sớm trả lời thư nhé!)

 Good-bye for now, (Bây giờ xin chào tạm biệt nhé,)

 Bye for now! (Bây giờ tạm biệt nhé!)

 Later, (Hẹn lần sau,)

 Bye-bye, (Tạm biệt,)

 Talk to you later, (Lần sau nói tiếp,)
Lưu ý:

Lời chào đầu thư và lời chào cuối thư phải phù hợp và thống nhất với nhau và với nội dung bức thư về văn phong, mức độ trang trọng hay thân mật.

Ngoài những bức thư tình ra, nam giới sẽ không viết Love, cho lời chào cuối thư. Nhưng nữ giới có thể dùng lời chào này cho người mà mình có thiện cảm hoặc người thân thiết. Đối với các thư tín thương mại thường dùng lời chào cuối thư rất lịch sự như : Yours truly, /Yours sincerely, /Yours, / Sincerely, (Kính thư,)

Trong những bức thư gửi bạn bè, lời chào cuối thư như trên nhiều khi không cần thiết. Nếu là e-mail thì có nhiều điều được bỏ bớt. Những ví dụ sau đây được viết khi muốn lá thư có vẻ thân thiện hơn, mang tính chất riêng tư, cụ thể hơn. Tuy nhiên bên dưới vẫn phải ký tên (nếu là e-mail thì phải đánh máy tên.)

Hoping to hear from you soon. (Hy vọng sớm nhận được tin của bạn.)

 Look forward to seeing you next week. (Mong gặp bạn vào tuần sau.)

 I have to go to work now. I will write again. (Tôi phải đi làm bây giờ. Tôi sẽ viết lần nữa.)

 That’s all I have time to write now. (Bây giờ tôi viết như thế là đủ rồi.)

 I’m too sleepy to write any more. (Tôi buồn ngủ quá không thể viết thêm nữa.)

 I’d better sign off now. (Tốt hơn tôi nên dừng bút bây giờ. )